À titre d’organisme public, la Municipalité est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Celle-ci établit le principe général que toute personne qui en fait la demande a le droit :
- d’avoir accès aux documents détenus par la Municipalité , sous réserve des restrictions et exceptions applicables ;
- d’être informée de l’existence d’un renseignement personnel la concernant détenu par la Municipalité ;
- de faire rectifier un renseignement personnel la concernant s’il est inexact, équivoque ou incomplet ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la Loi.
Quel est le délai de réponse que la Municipalité peut prendre pour donner suite à ma demande ?
À la suite de la réception de la demande, la Loi prévoit un délai de réponse de 20 jours consécutifs. Le responsable de l’accès à l’information peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 10 jours, en en avis par écrit le demandeur.
Quels sont les coûts pour une demande d’accès aux documents ?
L’accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du requérant. Le montant et les modalités de paiement de ces frais sont prescrits par le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.
Révision d’une demande écrite refusée en tout ou en partie : Si l’accès à un document est refusé, la personne ayant formulé une demande écrite peut déposer une demande de révision auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec dans les 30 jours suivant la décision.
Accès aux documents et droit de rectification :
Toute personne qui en fait la demande a le droit d’accès aux documents que la Municipalité a en sa possession.
Le principe général d’accès est toutefois limité par le fait que le droit d’accès ne s’étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature.
Le droit d’accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul ni comparaison de renseignements.
Si le document demandé n’existe pas dans une forme donnée, on ne peut demander à la Municipalité d’en constituer un qui réponde spécifiquement à la requête.
À titre d’exemple, on ne peut demander au responsable de constituer un tableau synthèse comportant des éléments d’information si ce tableau n’existe pas. Il revient au requérant de réaliser son propre tableau à partir des éléments auxquels il aura accès.
Toute personne qui se voit confirmer l’existence dans un fichier d’un renseignement nominatif la concernant peut, si celui-ci est inexact, incomplet ou équivoque, ou encore si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, exiger qu’il soit rectifié.
*Des frais peuvent être exigibles ces frais varient selon le type de document, mais sont de 0,45 $ par page pour les documents non énumérés à l’article 9 du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels, voir le lien suivant pour plus de détails : https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/A-2.1,%20r.%203%20/